Deze uitleg bestaat uit twee onderwerpen:

Teambuilding

Conflict hanteren



Teambuilding

 

Emile: Het zijn steeds dezelfde mensen die het meeste werk doen.

Hanneke: Door al die projecten heb ik wel geleerd hoe ik me moet opstellen in de groep. Als ik te enthousiast en te snel met mijn ideeën kom, voelen anderen zich 'overruled'. Ik doe het nu wat voorzichtiger.

Sander: Zit je te werken in de groep. Komt die man langs en begint te zeiken dat ik niet genoeg ruimte heb overgelaten om de blaadjes van het verslag straks in te binden. Ik denk: dit is een grapje! Maar nee hoor, hij is bloedserieus. Dat we te ver achterlopen. Dat we een vervelende groep zijn. Ik denk: flikker op man! Dus ik begin hem een beetje te stangen, samen met Mark.

Belangen van je zelf en de groep

Tips voor het werken in groepen

Feedbackregels

Aanbevolen literatuur

Zelfstandig werken aan projecten en samenwerken in projectgroepen is een vorm van onderwijs die beter past bij studenten van deze tijd. Studenten gaan daar actief en zelfstandig, alleen of met elkaar aan het werk. In korte tijd zetten zij een prestatie neer met een zichtbaar resultaat.

Maar uit bovenstaande anekdotes blijkt, dat dit niet altijd soepel verloopt. Wat kunnen jij of je groep doen om ervoor te zorgen dat je op een slimme manier een goed resultaat behaalt met een goed gevoel over de groep?

 

Belangen van jezelf en de groep

Bij het analyseren van groepsprocessen is het handig om bijgaand schema goed te kennen (zie sheet: Belangenschema ). In dit schema wordt een onderscheid gemaakt tussen je eigen belang en het belang van anderen. Deze belangen bepalen je opstelling. Is het handig in deze situatie de strijd aan te gaan, of is het beter om samen te werken of te onderhandelen. Het is een misverstand om te denken dat samenwerken altijd de beste strategie is. Soms ontkom je er niet aan om de strijd aan te gaan en soms is het beter je gewoon aan te passen of conflicten te vermijden. Het schema maakt duidelijk welke strategie in welke situatie het meest adequaat is.

In het Belangenschema staat op de X-as je eigen belang. Dat kan groot zijn of klein. Zaken waar je veel waarde aan hecht zijn voor jou van groot belang, maar er kunnen ook zaken zijn, waarin je niet zo geïnteresseerd bent. Hetzelfde geldt voor de ander. De ander kan ook betekenen de meerderheid van een groep. Sommige zaken zijn voor de ander van groot of klein belang.

Stel je zit in een projectgroep en jij vind dat je met dit project kunt laten zien dat jullie erg innoverend en creatief zijn. Jij vind het dan belangrijk om met een origineel ontwerp te komen. Jouw belang bij een creatief ontwerp is dan groot. Daarentegen kan het zijn dat de meerderheid van de groepsleden het allang best vindt wanneer er een redelijk functionerend ontwerp ligt. "De ander" (d.w.z. de meerderheid van de groep) heeft dan weinig belang bij een creatief ontwerp. In deze situatie is, volgens het belangenschema, de beste strategie om te 'vechten' voor je eigen belang. Als de andere groepsleden ook veel waarde hechten aan een origineel en creatief ontwerp, dan hebben jij en 'de ander' eenzelfde belang. In dat geval is de beste strategie om samen te werken. Als je probeert samen te werken met groepsleden die hun eigen belang niet verwezenlijkt zien, dan zul je merken dat het moeizaam gaat. Heeft niemand van de groep belang bij een creatief ontwerp, dan kun je dat 'creatieve' maar beter vergeten. Niemand wil het en waarom zou je dat dan nastreven. Heeft de groep er veel belang bij om een creatief ontwerp te maken, en vind jij dat wat al te ambitieus, dan kun jij je beter maar aanpassen. De groep hou je dan niet tegen en vechten voor iets wat je niet wilt heeft geen zin.

Tip:

Loopt het niet lekker in een groep?

Analyseer de situatie aan de hand van het belangenschema en pas je strategie aan !

 

Tips voor het werken in groepen

  1. Zorg dat het gemeenschappelijk belang van de groep voor iedereen duidelijk is.
  2. Zorg dat het groepsbelang en de individuele belangen op elkaar zijn afgestemd.
  3. Respecteer individuele verschillen.
  4. Maak duidelijke afspraken met elkaar.
  5. Maak afspraken over de rolwisseling bij taken
  6. Besteed voldoende aandacht aan de kwaliteit van de eindproducten en hun kosten
  7. Laat ieder zijn eigen bijdrage aan de groep leveren.
  8. Ieder groepslid heeft een eigen stijl van werken en functioneren in de groep. De een is een doener, de ander een denker. De een neemt graag het voortouw en de ander speelt graag de criticus. Ieder groepslid heeft zijn eigen rol in de groep. Deze verschillen kunnen nuttig zijn voor het functioneren van de groep. Meestal geldt: hoe meer variatie in functie en stijl, hoe beter! Want als teveel mensen dezelfde rol willen spelen, krijg je concurrentie en dat kan conflicten opleveren. Soms is het goed om ook aan rolwisseling te doen. Door eens een andere rol te spelen ontdek je nieuwe mogelijkheden van jezelf.

  9. Geef ieder een eigen taak in de groep
  10. Spreek elkaar aan op gemaakte afspraken
  11. Durf waardering voor elkaar uit te spreken en bespreek irritaties

Maak het groepsproces bespreekbaar. Reserveer ook af en toe tijd om met elkaar te praten over de groep. Wat ging goed en wat was minder? Waardoor kwam dat? Hoe kan dat anders? Dit kan echter heel onaangenaam zijn om te doen, zeker wanneer het niet lekker loopt in de groep en wanneer er veel onderlinge irritaties zijn. In dat geval is het goed als elk groepslid de feedbackregels kent en toepast.

Feedbackregels

Elkaar de waarheid zeggen kan heel verhelderend werken en lucht geven aan irritaties die in elke groep zo nu en dan kunnen ontstaan. Maar hoe doe je dat zonder de sfeer te verslechteren? Daarvoor zijn een paar regels die echt werken. Probeer ze maar eens uit en je zult zien dat het zo is.

Als je de feedbackregels goed leert hanteren, zul je er later veel profijt van hebben. Dat geldt met name voor functioneringsgesprekken, want daar is het geven en ontvangen van feedback de basis voor een goede verhouding met je superieuren.

Constructief feedback geven doe je door de feedbackregels toe te passen. Dit zijn:

  • Wees eerlijk

Zeg nooit dingen die je niet meent. Zeg ook geen dingen waarvan je hoopt dat ze een bepaald effect hebben, maar die eigenlijk niet waar zijn.

  • Wees concreet

Zeg niet tegen een ander: 'Jij bent dominant' (dat is een karaktereigenschap en dus moeilijk te veranderen door die ander), maar 'op de vorige groepsbijeenkomst gaf je mij geen ruimte om mijn mening te geven' (dat kan de ander de eerstvolgende keer makkelijk veranderen)

  • Wees constructief

Je kunt beter de ander een constructief voorstel doen (bijvoorbeeld: 'Wil jij de volgende keer het verslag uittypen?) dan alleen maar negatieve kritiek te geven (bijvoorbeeld: 'Jij loopt altijd de kantjes ervan af. Je hebt nog nooit iets uitgetypt')

  • Spreek in 'ik' vorm

Je kunt beter zeggen: 'Ik vraag me af wat er in je omgaat, want ik hoor je niet zo vaak in de groep' dan: 'Jij doet nooit je mond open in de groep'

Als je feedback in ontvangst neemt, is het goed om op de volgende dingen te letten:

  • Beschouw feedback niet als een persoonlijke aanval

Als je kritiek of feedback krijgt, voelt het misschien als een persoonlijke aanval, maar in wezen is het bedoeld om jou en de groep beter te laten functioneren. Probeer het ook zo te zien.

  • Ga niet in de verdediging

Probeer de kritiek of feedback op zijn waarde te schatten. Hoe meer jij jezelf gaat verdedigen des te meer denk de ander het bij het juiste eind te hebben. Dan kom je in een padstelling terecht. Ga eerlijk bij jezelf na of je geraakt bent door de kritiek en wat jij er in alle eerlijkheid van vindt. Ga ook na wie het zegt? Het is beter om van mensen die jij vertrouwt kritiek te accepteren dan van een willekeurig iemand. Je moet ook niet elke kritiek klakkeloos overnemen. Je kunt het niet iedereen naar de zin maken en niet iedereen heeft het beste met je voor. Als je niet precies weet wat je met de kritiek kan, ga dan niet in de verdediging, maar zeg dat je erover wilt nadenken.

  • Vraag door naar de bedoeling

Vaak wordt feedback in korte zinnen gegeven en het is niet altijd meteen duidelijk wat ermee bedoeld wordt of wat de aanleiding was. Vraag dan door naar concrete situaties die je samen hebt doorgemaakt. Daaruit heeft de ander immers conclusies getrokken over jou.

  • Toon waardering

Laat merken dat je het waardeert dat iemand feedback geeft. Het is immers ook voor die ander veel makkelijker om maar niets te zeggen en aardig te doen. De kans dat die ander dan aardig gevonden wordt is veel groter. Maar zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Laat dus waardering blijken voor het feit dat de ander ook niet de makkelijkste weg kiest.

Aanbevolen literatuur

Gramsbergen-Hoogland, Y. & Molen, H.T. van der (1992) Gesprekken in organisaties. Groningen: Wolters-Noordhoff

Gramsbergen-Hoogland, Y.H., Deveer, M.A.J. & Leezenberg, M.G. (1999) Persoonlijke kwaliteit (inzicht, oefening en ontwikkeling) Groningen: Wolters-Noordhoff.

Quinn, R.E., Faerman, R.E., Thompson, M.P. & McGrath, M.R. (1997) Handboek Mangementvaardigheden, Schoonhoven: Academic Service

Steehouder, M., Jansen, C., Maat, K., Staak, J. van der, Vet, D. de, Witteveen, M. & Woudstra, E. (1999), Leren Communiceren, Groningen: Wolters-Noordhoff.




Conflict hanteren

Ramona: "In mijn eerste groepje zat een meisje dat alles altijd naar zich toetrekt: zij zit voor, bepaalt waarover er gepraat wordt, wat de planning is voor volgende week, wat er door wie gedaan moet worden en met wiens ontwerp we verder gaan. In het begin deden we met haar mee maar iedereen irriteert zich ondertussen te pletter aan haar. Aan het einde van het blok luisterde niemand meer naar wat ze allemaal riep en hebben we haar unaniem genegeerd".

Thies: "Een docent die mij begeleid heeft schreef onlangs een artikel over het probleem waar wij twee blokken aan gewerkt hebben. Daarin heeft hij oplossingen aangedragen die ik letterlijk zo in mijn verslag heb geschreven. Maar mijn naam wordt in dat hele artikel niet genoemd natuurlijk. Ik weet niet goed wat ik ermee moet. Ik wilde ermee naar de decaan stappen maar ik moet volgend jaar nog een vak bij hem volgen.

 

Analyse van conflicten

Tips om irritaties te voorkomen

Tips voor de bemiddelaar

Aanbevolen literatuur

Analyse van conflicten

Thema's die vrij snel een grote rol spelen in het werken in groepen zijn invloed en macht. Krijg je voldoende ruimte om jouw ideeën naar voren te brengen of wordt er over je heen gelopen? Vind jij je groepsleden van die watjes die je voortdurend moet oppeppen? Zit die ander voortdurend in je vaarwater of probeert iemand jou steeds onderuit te halen? Zit je als groep uren te bakkeleien over iets onbenulligs? Kunnen jullie het als maar niet met elkaar eens worden, zelfs niet over de kleinste details? In al deze situaties is er sprake van macht. Macht wil in feite zeggen dat een persoon of een groep (A) invloed uitoefent op een andere persoon of groep (B). We spreken van machtsongelijkheid wanneer A invloed uitoefent op B, terwijl het omgekeerde (B oefent invloed uit op A) niet het geval. Mensen en groepen die goed omgaan met macht streven naar machtsgelijkheid, naar wederzijdse beïnvloeding. A probeert invloed uit te oefenen op B over zaken die A erg belangrijk vindt en B probeert invloed uit te oefenen op A over zaken die voor B erg belangrijk zijn. Maar wat als A en B over dezelfde zaken invloed willen uitoefenen, maar elk een andere kant op willen? Dan gaat het erom elkaar te overtuigen met argumenten of te onderhandelen.

Als mensen elkaar niet kunnen overtuigen met argumenten en als zij niet door onderhandelen tot een compromis kunnen komen, ontstaat er een conflict. Vaak is het goed om een onopgelost conflict onder de loep te nemen voordat het escaleert.

Denk bij het analyseren van een conflict aan de volgende dingen:

  • Waarover gaat het conflict?
  • Hoe belangrijk is deze kwestie voor de betrokken partijen? (denk hierbij aan het belangenschema; uitleg hierover staat bij 'teambuilding')
  • In welke mate zijn de partijen van elkaar afhankelijk?
  • In hoeverre is er sprake van machtsverschillen?
  • Moet het conflict snel opgelost worden of is er meer tijd beschikbaar?

Niet iedereen reageert hetzelfde op een conflictsituatie. Verschillende veel voorkomende reacties zijn:

  1. Het conflict vermijden of ontlopen
  2. Mensen die een conflict vermijden trekken zich zover terug dat botsingen niet meer mogelijk zijn. Dit kan komen omdat zij zichzelf niet in staat achten iets aan de situatie te veranderen of omdat ze bang zijn afgewezen te worden als ze dat wel doen.

    Soms kiezen mensen bewust voor het vermijden van een conflict omdat zij zich niet verantwoordelijk voelen voor de kwestie of omdat ze denken dat de tijd nog niet rijp is om het conflict aan te gaan.

  3. Zich aan de ander aanpassen, het conflict toedekken
  4. Mensen die zich snel aanpassen willen misschien in de smaak vallen, zijn bang om afgewezen te worden of vinden het onbescheiden om voor hun eigenbelang op te komen.

    Je kunt er ook bewust voor kiezen om je aan dan de ander aan te passen, bijvoorbeeld als je merkt dat de kwestie voor de andere partij veel belangrijker is dan voor jezelf. Of om wat krediet op te bouwen: "Deze keer pas ik me aan jou aan, dan pas jij je de volgende keer misschien makkelijker aan mij aan".

  5. Met de ander onderhandelen om tot een compromis te komen
  6. Sommige mensen onderhandelen over elke kwestie in elke situatie. Een beetje geven en een beetje nemen. Dat betekent dat zij elke keer veel tijd en energie kwijt zijn met onderhandelen, terwijl niet elke situatie dat waard is. Het betekent ook dat zij in elk conflict water bij de wijn doen, terwijl in sommige situaties meer vechtlust op zijn plaats is.

    Je kan bewust voor onderhandelen kiezen als het onderwerp van conflict voor de andere partij net zo belangrijk is als voor jou en als je van elkaar afhankelijk bent (dus wanneer het belangrijk is om de relatie goed te houden).

  7. De ander als een tegenstander bevechten, een oplossing forceren
  8. Mensen die elk conflict vechtend te lijf gaan, zijn erop uit om te winnen en hebben weinig belangstelling voor de relatie met de tegenpartij.

    Je kan bewust kiezen voor vechten als het belang van de kwestie voor jou dusdanig groot is dat je geen of weinig rekening wilt houden met het belang van de andere partij. Dit kan voorkomen als er weinig tijd is en er snel een oplossing moet worden gevonden, of als je overtuigd bent van de redelijkheid van je eigen standpunt en de onredelijkheid van het standpunt van de ander, of wanneer je dermate emotioneel betrokken bent bij het conflict dat je geen concessies wilt doen aan de ander omdat daarbij je eigen waarden en normen op het spel komen te staan.

  9. Met de ander samenwerken om tot een oplossing te komen

Mensen die samenwerken, steken veel energie en tijd in het bewaren van de goede verstandhouding en het streven naar goede resultaten voor beide partijen. Ze zijn creatief in het bedenken van oplossingen die voor beide partijen gunstig zijn (win-win situatie)

Een bewuste keuze voor samenwerken betekent dat beide partijen de relatie met de ander optimaal willen houden en daarin veel tijd willen investeren.

Behalve de persoonlijke stijl bij het hanteren van conflicten, vertonen mensen vaak gedrag waardoor ze conflicten onbewust juist oproepen of versterken. Soms zijn mensen zich daar zelf niet van bewust. Hieronder staan een aantal tips om irritaties te voorkomen:

 

Tips om irritaties te voorkomen

  • Houdt geen ellenlange monologen
  • Val de ander niet in de rede
  • Geef geen overdaad aan argumenten voor je eigen standpunt
  • Doe geen onredelijke voorstellen
  • Vermijd debatteertrucs ('u vindt toch zelf ook...', of 'prof. X zegt .....')
  • Stel geen suggestieve vragen
  • Vermijdt een persoonlijke aanval
  • Praat in 'ik'-termen ('ik vind…' in plaats van 'jij bent …')
  • Spreek voor jezelf en niet voor anderen
  • Vraag anderen naar hun mening
  • Richt je op de kwestie en niet op de persoon
  • Verkondig geen stelligheden want die zijn bijna nooit waar te maken (altijd, nooit versus vaak, zelden)
  • Houdt de deur open, dat wil zeggen geef de ander de mogelijkheid om er eventueel later nog op terug te komen.

 

Tips voor de bemiddelaar

Als een conflict heel hoog oploopt en je komt er samen met de andere partij niet uit, kun je ook nog op zoek gaan naar een bemiddelaar. Bij het zoeken naar een bemiddelaar is het van belang dat de conflicterende partijen vertrouwen hebben in de persoon die bemiddelt. Bij bemiddeling moet je voorkomen dat hulp gezocht wordt bij een 'partijdige' bemiddelaar.

Wat doet een bemiddelaar?!

  • Beide partijen op hun gemak stellen. Een ontspannen sfeer creeëren. Dat doe je al bij de keuze van een plaats waar je gaat bemiddelen en door de verzorging (rust, koffie e.d.)
  • De procedure toelichten, zodat de partijen ongeveer weten wat hen te wachten staat.
  • Om medewerking van de partijen vragen
  • Spelregels vaststellen, bijvoorbeeld: elkaar uit laten spreken, om de beurt de visie op het conflict uiteenzetten, niet persoonlijk worden en alleen de kwestie waar het nu om gaat bespreken
  • Zienswijzen van beide partijen verhelderen. Dit kan door samen te vatten van wat er gezegd wordt en door te vragen om concretiseringen.
  • Beide partijen hun klacht laten omzetten in een wens: zo kan er bereidheid ontstaan om tot een oplossing te komen.
  • Als een probleem groot en complex is, kan het soms worden opgesplitst in deelproblemen die stap voor stap worden opgelost.
  • Partijen stimuleren om oplossingen voor het conflict te bedenken. Partijen kunnen hierbij geholpen worden door het opsommen van de voor- en nadelen van de aangedragen oplossingen, zodat er een duidelijk beeld van de verschillende alternatieven ontstaat
  • Afspraken samenvatten en zwart-op-wit zetten, zodat er geen misverstand kan bestaan over de toezeggingen van de partijen.
  • Informeren naar de tevredenheid van beide partijen.

 

Aanbevolen literatuur

Gramsbergen-Hoogland, Y. & Molen, H.T. van der (1992) Gesprekken in organisaties. Groningen: Wolters-Noordhoff

Gramsbergen-Hoogland, Y.H., Deveer, M.A.J. & Leezenberg, M.G. (1999) Persoonlijke kwaliteit (inzicht, oefening en ontwikkeling) Groningen: Wolters-Noordhoff

Quinn, R.E., Faerman, R.E., Thompson, M.P. & McGrath, M.R. (1997) Handboek Mangementvaardigheden, Schoonhoven: Academic Service

Steehouder, M., Jansen, C., Maat, K., Staak, J. van der, Vet, D. de, Witteveen, M. & Woudstra, E. (1999), Leren Communiceren, Groningen: Wolters-Noordhoff.