Presenteren

Natasja: Ze vroegen aan mij of ik de presentatie wilde doen. De vorige keer vonden ze dat ik het ook zo goed deed. Eigenlijk moeten anderen het ook maar eens doen, maar we kwamen als groep zo in tijdnood dat ik het maar even snel heb gedaan.

Lars: Presenteren is niks voor mij. Meestal zoek ik de dingen uit en dan houdt een ander groepslid wel de presentatie. Maar nu moeten we van de docente aan onze zwakke kanten werken en ben ik de pineut. Ik ben best wel zenuwachtig hoor.

Tips voor een goede presentatie

Van fouten kun je leren

Literatuur over presenteren

Of je nu een tentamen doet of een presentatie houdt, zenuwen horen erbij. Denk jij dat anderen altijd veel minder last hebben van zenuwen dan jij? Geloof het maar niet, dat is schijn, tenzij je last hebt van faalangst. Mensen met faalangst vormen een uitzondering. Zenuwen spelen een grote rol bij belangrijke gebeurtenissen. Dat is goed, want zenuwachtig zijn betekent dat je alert bent. Het verwijst naar een optimaal spanningsniveau om een goede prestatie neer te zetten. Als je niet zenuwachtig zou zijn, maar juist super relaxt, dan zou je waarschijnlijk dingen vergeten of maar slordig uitvoeren. Er is alleen sprake van te veel zenuwen, als zenuwen je blokkeren. Je klapt op een onverwacht moment dicht en kunt niet meer doen, wat je van plan was en wat je normaal ook wel zou kunnen. Als dat vaker voorkomt in verschillende situaties dan zou je wel eens last kunnen hebben van faalangst.

De doorsnee student is zenuwachtig voor een grote prestatie (tentamen of voordracht), maar een buitenstaander kan dat vaak niet zo goed zien. Bovendien verdwijnen die zenuwen vaak als sneeuw voor de zon, zodra de eerste zinnen zijn uitgesproken.

Tips voor een goede presentatie

Wat moet je doen om een goede presentatie te houden? Hieronder volgen zeven stappen:

  1. Bepaal de context van je presentatie. Geef je een voordracht in het kader van een project of is het je afstudeerpraatje? Of houd je een lezing voor leerlingen van je school? Waar houd je de presentatie en welke hulpmiddelen staan je ter beschikking? Heb je de beschikking over een bord, een overheadprojector of een computer met mogelijkheden voor een diashow?
  2. Bepaal het onderwerp van je presentatie en het doel. Wil je mensen informeren of wil je hen van iets overtuigen? Als je mensen wil overtuigen zijn argumenten en de opbouw van de argumenten belangrijk. Of wil je dat mensen na een korte inleiding gaan discussiëren? Wil je het publiek nieuwsgierig maken naar je verslag of wil je hen alles vertellen zodat ze je verslag niet meer hoeven te lezen?
  3. Bepaal je doelgroep. Wie is je publiek? Zijn het docenten of medestudenten of zijn experts uit het vakgebied? Het maakt nogal verschil of je een presentatie geeft voor werknemers van je stageplaats of medestudenten.
  4. Bepaal de kernpunten en de opbouw van je betoog. Zorg dat het geheel een logische structuur heeft en niet als los zand aan elkaar zit. Over het algemeen is een presentatie opgebouwd uit:

  • Een kop. Hierin wordt de presentatie geopend met een leuke anekdote of een citaat, waarin de kern van het onderwerp wordt aangegeven. Verder wordt verwezen naar het doel van de voordracht (informeren, discussiëren, overtuigen en dergelijke). De kop dient ook om het publiek te motiveren. Dat doe je door aan te geven welk belang het publiek heeft bij deze informatie of deze discussie. In de kop kun je ook een kort overzicht geven van de hoofdpunten die je gaat behandelen.
  • De kern. Deze omvat drie tot vijf punten in een logische volgorde. Het is beter om een paar kernpunten goed uit te werken, dan veel kernpunten oppervlakkig te behandelen. In het laatste geval wordt de presentatie een soort snelle opsomming. Het publiek zal dan snel afhaken, omdat het de aandacht er niet bij kan houden. Wanneer kernpunten goed uitgewerkt worden, is het makkelijker om het publiek te blijven boeien. Kernpunten goed uitwerken impliceert begrippen toelichten, stellingen verkondigen en van argumenten voorzien, voorbeelden geven, illustraties toevoegen en eventueel cijfermateriaal geven om het geheel te ondersteunen.
  • Een staart. Die omvat een samenvatting van het betoog, of te wel de rode draad met de conclusies en eventuele aanbevelingen. Een blik op de toekomst doet het ook altijd goed als afsluiter. Wil je een discussie dan kun je het geheel afsluiten met provocerende stelling of een activerende vraag. Eindig nooit met een cliché als: 'Hebt u nog vragen?' Als je wilt dat het publiek niets vraagt, moet je dat doen. Het publiek interpreteert zo'n cliché namelijk als een afsluiting en niet als een uitnodiging om een mening of commentaar te geven.

5. Optimaliseer de kans op aandacht door de keuze van een goede invalshoek. Ga na waar de belangstelling van je publiek naar uitgaat. Misschien kun je een voorgesprek hebben met iemand die representatief is voor je publiek of die het publiek goed kent.

6. Ontwerp een pakkende inleiding en leuke afsluiting. Dit maakt je verhaal levendig. Begin bijvoorbeeld met een aardige anekdote uit je eigen ervaring of gebaseerd op iets wat je in de krant hebt gelezen. Zorg er wel voor dat de anekdote de kern van je verhaal onderstreept, anders werkt het averechts. Illustraties of een cartoon kunnen je verhaal ook leuker maken, maar gebruik ze op gepaste momenten en overdrijf niet.

  1. Maak de hulpmiddelen klaar, zoals spreekschema, sheets, diashow, hand-outs, boeken en dergelijke.

Een spreekschema is een minimaal uitgeschreven versie van je lezing. Schrijf nooit een presentatie helemaal uit, want dan bestaat het gevaar dat je gaat voorlezen. Niets is zo saai als het luisteren naar een voorgelezen verhaal. Ook een van buiten geleerd letterlijk verhaal is vaak slaapverwekkend. Schrijftaal is namelijk iets heel anders dan gesproken taal. In een lezing mag je best eens 'uh, ' zeggen. Het is helemaal niet erg om te aarzelen of iets niet te weten. In de ogen van je publiek word je daar meer mens van. Zorg ook dat je verstaanbaar bent. Als je het niet zeker weet, controleer dat dan even door het publiek achter in de zaal te vragen of je verstaanbaar bent.

Een spreekschema is een velletje papier waarop je de beginzin en de eindzin volledig uitschrijft. Verder staan er een paar tussenzinnen en wel op punten, waar je moeilijkheden verwacht. Voor het overige volsta je in een spreekschema met trefwoorden, die dienen als geheugensteuntje. Als je zo'n trefwoord ziet, weet je wel ongeveer wat je zeggen moet. Verder kun je op je spreekschema details vermelden, die moeilijk te onthouden zijn, zoals data of cijfers. Tot slot kun je nog aanwijzingen voor jezelf noteren, zoals: 'hier rustig praten' of 'hier het publiek even aankijken' of 'hier een vraag stellen', 'nu sheet vijf laten zien' en dergelijke. Wanneer je erg gebonden bent aan de tijd, omdat je presentatie bijvoorbeeld niet langer dan 20 minuten mag duren, kun je op je spreekschema de tijd noteren. Mocht je tijdens de echte presentatie merken dat je er langer over doet, dan kun je delen schrappen. Voor een echt belangrijke presentatie kun je een proefpresentatie houden voor vrienden of bekenden. Dat is een aardige manier om feedback te krijgen en een inschatting te maken van de tijd.

Heb je wel eens een spreekbeurt gehouden waarbij je merkte dat iedereen met elkaar begon te kletsen? Er komt dan wel een discussie op gang, maar dan eentje die jij niet zo bedoeld had. Is het je wel eens overkomen er een diepe zucht uit het publiek loskwam toen jij klaar was met je verhaal? Het zijn dingen waar jij je wat ongemakkelijk bij kunt voelen en wat je onzeker kan maken. Hoe moet je reageren op reacties uit je publiek? Wat moet je doen om een levendige discussie op gang te breng? Hier volgen een paar tips:

  • Verdiep je vooraf in de doelgroep. Vraag jezelf af wat voor mensen het zijn, waar hun belangstelling ligt, waarom ze naar jouw verhaal (moeten) komen luisteren, wat hun belang zou kunnen zijn bij datgene wat jij hun gaat vertellen.
  • Anticipeer op mogelijke problemen. Verwacht jij dat je medestudenten niet zo geïnteresseerd zijn, omdat jij een spreekbeurt moet houden en zij moeten luisteren? Vertel dan iets over je eigen tegenzin en hoe je die overwonnen hebt of niet. Probeer er een geintje van te maken.
  • Stel duidelijke vragen aan het publiek en geef een toelichting, zodat de vraag begrepen wordt. Als mensen over je vraag moeten nadenken omdat ze niet helemaal begrijpen wat jij wilt weten, zullen ze niet het risico willen nemen iets verkeerds te zeggen en blijven zwijgen. Wees ook niet te bang voor een korte stilte na je vraag en ga er niet te snel vanuit dat het publiek geen vragen heeft. Soms willen mensen even nadenken. Als jij lang genoeg wacht of eventueel een verduidelijking van de vraag geeft, weet het publiek dat je echt een reactie verwacht. Sommige auteurs stellen voor de formaliteit een vraag, omdat het zo hoort, maar eigenlijk gaan ze veel liever door met hun eigen verhaal. Het publiek voelt zoiets feilloos aan.
  • Geef duidelijk aan hoe jij wilt omgaan met vragen uit het publiek. Geef duidelijk aan of je graag vragen hebt tijdens je presentatie of liever aan het eind. Sommige sprekers vinden het leuk om tussen door vragen te krijgen, anderen worden er teveel door afgeleid en hebben liever alle vragen aan het eind. Zorg er wel voor dat je genoeg tijd over houdt voor het stellen van vragen. Als je nog maar vijf minuten tijd voor discussie hebt, heeft niemand zin om nog iets te vragen. Ben je echt geïnteresseerd in de reacties van je publiek, houd daar dan voldoende tijd voor vrij.
  • Ga correct om met interrupties. Ook al heb je aangegeven wanneer jij graag de vragen wilt horen, dan wil dat nog niet zeggen dat het publiek zich daar aan houdt. Interrupties zijn altijd onverwacht en je moet op het moment zelf beslissen hoe je reageert. Als je ontspannen bent, zal dat geen probleem opleveren, maar als je al wat zenuwachtig bent, vind je het zeker lastig. Probeer zo snel mogelijk in te schatten of de interruptie terecht is of niet. In het eerste geval neem je de tijd om erop in te gaan. Herhaal de vraag die gesteld wordt om twee redenen. De eerste is om na te gaan op je de interruptie goed begrepen hebt en ten tweede geeft het je tijd om over een antwoord na te denken. Is de interruptie onterecht, probeer dan de ander zo correct mogelijk te wijzen op afspraken en bied de mogelijkheid om na afloop het punt nog even samen door te praten. Zorg ervoor dat de ander geen gezichtsverlies lijdt, maar laat je ook niet overdonderen.
  • Reageer adequaat op signalen uit het publiek. Zorg dat je niet steeds op je spreekschema of op je sheets kijkt, maar houd oogcontact met je publiek. Dan zie je of mensen geïnteresseerd blijven of wegzakken. Zie je iemand 'nee'-knikken, maak dan een opmerking in de trant van: 'Ik zie daar iemand hevig nee schudden. Blijkbaar bent u het er niet mee eens". Zo betrek je het publiek bij je verhaal en houd je mensen alert.
  • Er dan geldt altijd nog: kijk naar anderen, hoe zij het doen.

Van fouten kun je leren

Wat je ook doet, het is goed om af en toe eens stil te staan bij je prestaties. Wat ging goed en wat ging fout. Wat kun je hiervan leren voor de volgende keer? Reflecties sturen je handelen. Als je niet reflecteert of te oppervlakkig, zal het langer duren voor je iets goed onder de knie hebt. Veel studenten zeggen dat ze zenuwachtig zijn voor een presentatie en dat ze het gewoon maar heel veel moeten oefenen, dan gaat het vanzelf wel beter. Dat klopt. Na de zoveelste keer zullen ze het ook wel kunnen. Maar je hebt niet altijd de gelegenheid om veel te oefenen. Bovendien kun je sneller leren een goede presentatie te geven als je aan de hand van de genoemde zeven stappen analyseert wat er mis ging en bij de volgende presentatie ervoor zorgt dat je niet dezelfde fouten maakt. Zo leer je sneller.

Hetzelfde geldt voor tentamens. Of je nu voor de gok naar een tentamen geweest bent of er serieus voor gestudeerd hebt, kijk altijd naar de resultaten. Zorg ervoor dat je erachter komt waarom jij een eventuele onvoldoende hebt gehaald. Welke onderdelen van het vak beheers je blijkbaar niet? Had je niet alles even goed bestudeerd? Heb je bepaalde leerstofonderdelen niet begrepen of misschien verkeerd begrepen ? Wat voor soort fouten maak je? Heb je te globaal geantwoord? Ben je te veel details vergeten op te schrijven, terwijl je ze wel in je hoofd had? Heb je geen antwoord gegeven op de vraag? Heb je geen goede structuur gebruikt bij de beantwoording of was je argumentatie niet logisch opgebouwd? Heb je feiten gegeven terwijl er om inzicht werd gevraagd?

Als je op deze manier je tentamenresultaten analyseert dat kun je doelgerichter en efficiënter studeren voor je herkansing.

 

Literatuur over presenteren

Steehouder, M., Jansen, C., Maat, K., Staak, J. van der, Vet, D. de, Witteveen, M. & Woudstra, E. (1999), Leren Communiceren, Groningen: Wolters-Noordhoff.