Notuleren

Om jezelf te trainen in het maken van notulen in een wat complexere situatie, doe je het volgende.
Ga na wat voor jou een complexe situatie is. Vaak zijn dat situaties waarbij je zelf inhoudelijk meedoet en tegelijkertijd aantekeningen moet maken, zoals bij een groepsinterview. Het zijn ook vaak situaties die nieuw voor je zijn en waarbij je het onderwerp of de mensen nog niet zo goed kent.

Kies een vergadering die voor jou complex is.

  • Voorafgaand aan de vergadering

    1. Spreek van tevoren met de voorzitter of discussieleider af dat jij notulen maakt

    2. Zorg dat je de agenda van de vergadering bij je hebt

    3. Zorg dat je weet wie de deelnemers zijn

    4. Vraag de voorzitter om een korte toelichting op het doel van de agendapunten (wat wil de voorzitter bereiken? Overeenstemming of juist discussie? Wat verwacht de voorzitter? Bijval of weerstand?)

  • Tijdens de vergadering

    1. Zorg ervoor dat je de deelnemers van naam kent voordat de vergadering begint

    2. Schrijf in trefwoorden en gebruik standaardnotaties, maar voorkom dat je hele zinnen opschrijft

    3. Let op de argumenten in de discussie

    4. Let goed op de voorzitter, want als het goed is, geeft deze regelmatig een samenvatting van de discussie

    5. Als samenvattingen van de voorzitter onduidelijk zijn, vraag dan om opheldering

    6. Schrijf bij afspraken duidelijk op wie wat moet doen.

  • Na afloop van de vergadering

    1. Werk je aantekeningen uit
    2. Vraag de voorzitter om commentaar op je concept