Notuleren

Fredrik: Als ik vind dat iemand een goed idee heeft waar niet naar geluisterd wordt, en dat gebeurt jammer genoeg best vaak, misbruik ik mijn functie van notulist wel eens door een samenvatting te geven van wat iemand zegt, zo van: “Ik schrijf hier op dat meneer P. heeft gezegd dat (….)”.

Regina: Je kunt ook altijd nog het domme blondje spelen: “Uhm, meneer P., kunt u nog even herhalen wat u zonet zei, zodat ik het hier goed kan opschrijven?!”

Janne: Ja, je kunt als notulist veel meer sturing aan een vergadering geven dan mensen denken. En iedereen is verplicht jou over alles te informeren, dus je blijft goed op de hoogte. Notuleren is stiekem best leuk…

Voor de vergadering

Tijdens de vergadering

Na afloop van de vergadering

Van formele gesprekken en vergaderingen wordt verslag gedaan. Dit doet de notulist. Een notulist kan een hiervoor aangewezen persoon zijn, maar notuleren kan ook een taak zijn die bij toerbeurt wordt uitgevoerd door mensen die deelnemen aan een vergadering.

De taak van een notulist is om van de soms verwarrende hoeveelheid informatie die over tafel gaat, een ordelijke en relevante samenvatting te geven. Voor een notulist is het observeren belangrijker dan het deelnemen aan de vergadering.

Voor de vergadering

Hoe kun je je goed voorbereiden op het notuleren bij een vergadering?

  • Bedenk wat voor soort verslag bij de desbetreffende vergadering het meest gewenst is. Kun je volstaan met een lijstje van actiepunten, of wil men ook een weegave van de discussie? Wil men die weergave zo letterlijk mogelijk of kun jij als notulist volstaan met het weergeven van de verschillende argumenten. Wil men de naam van de deelnemers vermeld hebben bij de argumenten of niet? Als jij notulist bent en niet precies weet wat voor soort verslag er van je verlangd wordt, overleg dan met de voorzitter of vraag het aan de deelnemrs van de vergadering. Maakt het niet uit, kies dan je eigen stijl en experimenteer met de verschillende vormen van notuleren.
  • Ga na wie er allemaal deelnemen aan de vergadering. Wie is de voorzitter? Wie zijn er uitgenodigd en in welke hoedanigheid neemt men deel: als lid van de vergaderende groep, als deskundige op een bepaald terrein of als vertegenwoordiger van een belangengroep? Zorg dat je tijdens de vergadering de deelnemers bij naam kent (desnoods door naambordjes bij de deelnemers te plaatsen).
  • Onderzoek wat de belangrijkste punten van de bespreking zijn (zorg dat je voor de vergadering in het bezit bent van een agenda). Je kunt een vergadering ook voorbespreken met de voorzitter. Je weet dan aak beter wat er staat te gebeuren en dat maakt het notuleren makkelijker.

Tijdens de vergadering

Denk bij het vergaderen aan de volgende dingen:

  • Zorg dat je op een plek zit waar je iedereen kunt zien en verstaan (naast de voorzitter is altijd een goeie)
  • Als je niet verstaat wat iemand zegt, kun je diegene altijd vragen om het te herhalen. Als notulist heb je recht op medewerking van zowel de voorzitter als de deelnemers. Je kunt ook de voorzitter vragen om het kort voor je samen te vatten. Samenvatten is de taak van de voorzitter. Als deze het vergeet, help je hem of haar ook nog met jouw verzoek.
  • Zorg dat je enige taak op dat moment het notuleren is, dus bijv. koffie inschenken of de telefoon beantwoorden lekker overlaten aan anderen.

De belangrijkste activiteiten tijdens het notuleren bij vergaderingen zijn:

Samenvatten

  • korte interrupties (gezucht, gejuich, geja en genee) weglaten
  • intermezzo’s (roddels, lolligheden) negeren

  • herhalingen van standpunten en argumenten weglaten

Structureren

  • indeling per spreker maken (voor elke nieuwe spreker een nieuwe alinea)
  • gebruik maken van puntsgewijze opsommingen en signaalformuleringen (tekens om de samenhang tussen zinnen en alinea’s weer te geven)
  • zorgen dat genomen besluiten duidelijk te herkennen zijn (door ze te markeren in de kantlijn of vet te onderstrepen)

Herformuleren

  • probeer correcte Nederlandse zinnen te schrijven;
  • schrijf zo beknopt mogelijk (gebruik geen lange, ingewikkelde zinnen);
  • schrijf alles in dezelfde tijdsvorm (de tegenwoordige tijd is daarbij het makkelijkst)

Na afloop van de vergadering

Een notulist verwerkt na de vergadering zijn notulen in een verslag. Hoe dit verslag eruit ziet hangt af van de functie van het verslag. Zo zijn er drie soorten verslagen:

  • Besluiten- en/of actielijst

Hierin staan alleen de uitkomsten van de discussies die hebben plaatsgevonden. Als je over langere termijn wilt zien hoe bepaalde projecten zich hebben ontwikkeld, kun je het beste besluit- en/of actielijsten bijhouden.

  • Beknopt verslag

Hierin worden naast de uitkomsten van discussies ook de overwegingen en argumenten die daartoe hebben geleid vermeld. Deze verslagen worden gebruikt als informatieverstrekking naar derden (mensen of instanties die niet aan de vergadering hebben deelgenomen maar zich wel betrokken voelen).

  • Uitvoerig verslag

Hierin wordt de gang van zaken tijdens een vergadering op de voet gevolgd. Elke serieuze bijdrage van de deelnemers wordt opgenomen in het verslag. Uitvoerige verslagen worden vaak gemaakt bij onderhandelingen of belangrijke besluiten. Zo kan achteraf altijd worden nagegaan of er juist gehandeld is.

Werk na afloop van de vergadering of kort daarna het verslag uit. Zo voorkom je dat je informatie “vergeet” en je eigen aantekeningen niet meert begrijpt.