Deze case geeft twee voorbeelden van offertes, die zijn uitgebracht door kleine ICT-bedrijven.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

Voorbeeld van een offerte

Situatie:

Een bedrijf (Opdrachtgever) heeft een ICT-bedrijf (Opdrachtnemer) de opdracht gegeven een website te ontwikkelen. Na een eerste oriënterend gesprek wordt de volgende offerte toegezonden.

Begeleidende brief

Specificatie

Prijsvoorstel

Begeleidende brief:

---------------------------------------------------------------------------------

 Logo bedrijf Opdrachtnemer

 

Naam en adres van bedrijf dat opdracht geeft

t.a.v. persoon die het voorgesprek heeft gevoerd

 

 

Betreft : Ontwikkeling van website

Bijlage : Offerte

 

Plaatsnaam, …datum…

Geachte ….,

Op basis van ons gesprek d.d. 15 december j.l. treft u bijgaand mijn voorstel aan voor het ontwikkelen van de website.

De offerte is in drie delen opgedeeld, te weten: ontwikkeltraject, specificatie en een prijsvoorstel. In ontwikkeltraject wordt onze werkwijze kort toegelicht en wordt een voorstel gedaan tot aanpak van het project. In de specificatie zijn aan de hand van het voorgesprek de ideeën omtrent de website uiteengezet. Het laatste gedeelte bestaat uit een prijsvoorstel.

Als u zich in dit voorstel kunt vinden, is het voldoende om een getekend kopie van het prijsvoorstel terug te sturen. Er wordt dan direct een begin gemaakt met de noodzakelijke voorbereidingen.

Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben kun je telefonisch contact met mij opnemen op (tel.nr.) of per e-mail op (e-mail adres).

Met vriendelijke groet,

 

 (Naam contactpersoon)

(Gegevens over bedrijf: Naam, vestigingsadres, correspondentieadres, tel, fax, email, internet, banknummer, kamer van koophandelinschrijvingsnummer)

----------------------------------------------------------------

Specificatie

 

Ontwikkeltraject

De ontwikkeling van de website zal verdeeld worden over twee fases. In de eerste fase zal een basis-website ontwikkeld worden. Deze website kent wel veel nieuwe snufjes, maar zal nog niet echt interactief zijn. De specificatie en het prijsvoorstel zijn gebaseerd op deze eerste fase. Het ontwikkeltraject voor deze fase is hieronder gegeven:

Ontwikkelen concepten

Met de uit het voorgesprek ingewonnen informatie worden qua vormgeving een aantal stramienen ontwikkeld op basis waarvan verder ontwerp plaats kan vinden. Verder zal er een structuurvoorstel worden ontwikkeld. Aangeraden wordt om dit voorstel in samenwerking met de webcommissie te schrijven, aangezien zij de kennis hebben over de informatie die op de website moet komen. Bovendien zal de oplevering dan een stuk soepeler verlopen.

Bij deze ontwikkeling spelen de logische navigatiepaden van uw doelgroepen een belangrijke rol. Logische navigatiepaden vervullen in feite de behoeften die uw bezoekers hebben: wanneer iemand een bepaalde vraag heeft, zal hij/zij via een bepaald voor hem logisch ‘pad’ op zoek gaan. Juist deze paden moeten duidelijk aanwezig zijn.

Conceptkeuze

De ontwikkelde concepten worden in een tussentijds overleg voorgelegd, waarna u een keuze kunt maken. Tevens wordt dit gesprek gebruikt om u op de hoogte te stellen van de gemaakte vorderingen.

Uitwerken concepten

Met de resultaten van het tussentijdse gesprek gaat ons team verder. De gekozen concepten worden samengenomen en tot een geheel gevormd.

Tijdens dit proces zullen de voortgang en resultaten voortdurend getoetst worden aan de eerder vastgestelde doelstellingen, profielen, structuur en functionaliteit van de website. Op deze manier zal het uiteindelijke resultaat op alle fronten vergelijkbaar zijn met de goedgekeurde concepten.

Testfase

Voordat u uw site toegankelijk maakt voor het publiek, is het erg belangrijk dat alle onderdelen ervan uitgebreid getest worden. Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat de website voldoet aan de overeengekomen en gewenste functionaliteiten en navigatiemogelijkheden.

Afronding

Na de testfase is de website klaar voor gebruik en zal deze bij diverse search-engines aangemeld worden. In een gesprek zal de website opgeleverd worden en zal de eerste fase worden geëvalueerd.

Deze website is redelijk snel te ontwikkelen, zodat ook uw bedrijf binnen niet al te lange termijn op het internet vertegenwoordigd kan zijn.

 De tweede fase bestaat uit het interactiever maken van de website. In overleg zal beslist worden welke extra functionaliteiten het beste toegevoegd kunnen worden en door wie dat gedaan gaat worden (sommige dingen kunnen ook intern ontwikkeld worden). Webminds zal dan voor de gekozen functionaliteiten opnieuw een offerte opmaken. Eventueel kan worden besloten om het begin van de tweede fase (overleg) al te starten als de eerste fase nog niet afgerond is.

Hieronder zijn een aantal ideeën opgesomd die gebruikt kunnen worden om de basis-website attractiever te maken:

  • Personalisatie van de website (voorbeeld: http://www.startpagina.nl)
  • Short Message Service (SMS) is een systeem dat wordt gebruikt om berichten naar mobiele telefoons te sturen. Het is ook mogelijk om een SMS-bericht via internet te sturen. Een dergelijke service zou op de website geïmplementeerd kunnen worden.
  • Webcams (eventueel zelf te besturen) bieden voor potentiële klanten de mogelijkheid om 'life' vragen te stellen aan uw baliemedewerkers, aangezien deze regelmatig op een vaste plek aanwezig zijn
  • Een "Wist je dat….."-rubriek waarin alle nieuwe aanbiedingen aan de orde komen.
  • Enkele spelletjes met een ranglijst, zodat er een competitief karakter ontstaat. Dergelijke competitiviteit leidt tot het regelmatig terugkomen van bezoekers. Aan zulke spellen kunnen eventueel kleine prijsjes gekoppeld worden.

 

Specificatie website (1e fase)

Algemeen

Uw bedrijf heeft een eigen huisstijl. Onder andere met behulp van een nieuwe website wil uw bedrijf de aandacht trekken van potentiële klanten.

Doelgroepen

De website zal de eerste tijd dienen als prototype voor twee doelgroepen, te weten ……………. . Informatie omtrent de behoeften van deze doelgroepen is in kaart gebracht.

Klantgroep 1:

  • Potentiële klanten zoeken informatie omtrent producten
  • Gevoelig voor goedkope aanbiedingen
  • Ervaren computergebruikers

Klantgroep 2:

  • Komen uit andere cultuur
  • Weinig informatie over Nederland
  • Niet altijd goede faciliteiten beschikbaar (zoals in Nederland)
  • Onervaren computergebruikers

Functionaliteit website

Aan de hand van de in de gesprekken naar voren gekomen eisen en de behoeften van de doelgroepen zullen hieronder puntsgewijs de functionaliteiten van de website worden gespecificeerd.

  • De website zal ontwikkeld worden voor de browsers met versie 4.0, zodat de nieuwste snufjes (bijv. DHTML, Flash) in de website verwerkt kunnen worden. Lagere browsers worden automatisch doorverwezen naar een eenvoudigere website. Deze twee delen worden met elkaar gekoppeld, zodat het onderhoud niet onnodig complex wordt.
  • De vormgeving van de website zal aansluiten bij de aanwezige huisstijl van uw bedrijf.
  • Schaalbaarheid is erg belangrijk. In de toekomst zullen er enkele doelgroepen bij komen. De website zal zo ontwikkeld worden dat er eenvoudig nieuwe functionaliteiten kunnen worden toegevoegd.
  • Aangezien er binnen uw bedrijf genoeg mensen met de benodigde internet-kennis aanwezig zijn, zal het onderhoud niet door …… worden uitgevoerd. De code zal dan ook zo schoon mogelijk geprogrammeerd worden, zodat het onderhoud eenvoudig door een web-commissie kan worden gedaan.
  • Er zullen enkele eenvoudige "speeltjes" op de website worden gezet. Hiertoe behoren ook de benodigde invulformulieren. Bij het ontwerp zal rekening gehouden worden met nieuwe interactieve programma’s, zodat deze gemakkelijk kunnen worden toegevoegd.

-----------------------------------------------------------------------------

Prijsvoorstel (1e fase)

Aan :

Naam Opdrachtgever

Adres Opdrachtgever

Postcode Plaatsnaam

Van :

Naam opdrachtnemer

Adres opdrachtnemer

Accountmanager :

Naam Contactpersoon

Dienst :

Ontwikkeling website

Kenmerk offerte :

…………..

Datum offerte :

……………

Geldigheid offerte :

30 dagen

Looptijd :

X maanden/jaren

Opmerkingen :

 

 

 

Bedrag:

Fl. XXXX,- excl. BTW voor de ontwikkeling van de website in de eerste fase. Dit bedrag is gebaseerd op de kosten van: overleg, het ontwikkelen van concepten, het uitwerken van concepten en testen.

 

 

 

 

 

Naam bedrijf Opdrachtnemer

 

 

 

 

J.J. V….., directeur

Naam bedrijf Opdrachtgever

Tweede voorbeeld van een offerte

Situatie:

Een bedrijf (Opdrachtgever) heeft een ICT-bedrijf (Opdrachtnemer) de opdracht gegeven een website te ontwikkelen. Na een eerste oriënterend gesprek wordt de volgende offerte toegezonden.

Offerte

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(Gegevens over bedrijf: Logo en naam, vestigingsadres, correspondentieadres, tel, fax, email, internet, banknummer, kamer van koophandelinschrijvingsnummer)

  

 

Datum ………..

Kenmerk ………….

Betreft Offerte Website case

Bijlage 1

 

Geachte ……………..,

Naar aanleiding van ons gesprek op 14 februari j.l. bieden wij u de volgende offerte aan:

Omschrijving:

De Webcase "(titel)" samen met een websysteem waaraan webcases kunnen worden toegevoegd.

Datum:

………………..

Geldigheidsduur offerte

14 dagen na dagtekening

Contactpersoon:

…………….

Prijs:

Fl. XXXX,-

 

De genoemde prijzen zijn exclusief BTW.